Auxiliar Contable y Administrativa

AUXILIAR CONTABLE Y ADMINISTRATIVA

1. Objetivo del cargo
Ejecutar de manera oportuna, completa y confiable los procesos operativos de contabilidad en el software de Global Science Panamá: causaciones, registros, recibos de caja, facturación, cartera, cuentas por pagar, conciliaciones y soportes para nómina, impuestos y cierres. Complementariamente, brindar apoyo administrativo y soporte operativo al área comercial en pedidos, creación de clientes, precios y codificación de fórmulas magistrales, bajo los procedimientos y autorizaciones de la compañía.
2. Responsabilidades contables principales
Registrar diariamente en el software contable las operaciones de compras, gastos, ingresos, egresos, anticipos y demás movimientos, con sus respectivos soportes y correcta clasificación.
Realizar la causación de facturas de proveedores, servicios y gastos; validar datos, conceptos, impuestos aplicables, centros de costo y documentos de respaldo.
Elaborar y registrar recibos de caja, aplicar pagos de clientes a las facturas correspondientes y verificar diferencias o saldos pendientes.
Registrar comprobantes de egreso y movimientos bancarios; preparar pagos en la plataforma bancaria exclusivamente para revisión y autorización de los responsables designados.
Apoyar el control de cuentas por cobrar y por pagar, vencimientos, anticipos, notas crédito y seguimiento de recaudos.
Preparar conciliaciones bancarias periódicas e identificar y documentar partidas pendientes de aclaración.
Revisar la información y soportes de nómina, novedades, descuentos, pagos y obligaciones relacionadas; apoyar su registro contable y remitir inconsistencias para validación.
Preparar auxiliares, bases, conciliaciones y soportes necesarios para la elaboración y presentación de impuestos y declaraciones, bajo revisión y aprobación del contador responsable.
Organizar documentación y preparar información para cierres mensuales, reportes financieros y requerimientos del contador o la administración.
Mantener al día el archivo contable físico y digital, garantizando trazabilidad, confidencialidad y disponibilidad de soportes.
3. Soporte administrativo y comercial
Facturar oportunamente los pedidos autorizados, verificando cliente, productos o fórmulas, cantidades, precios, descuentos, impuestos y condiciones comerciales aprobadas.
Crear y actualizar clientes en el software, validando identificación fiscal, datos de contacto, dirección, condiciones de pago y demás campos requeridos.
Crear, codificar y actualizar productos y fórmulas magistrales en el maestro del sistema, con base en la información técnica y comercial aprobada por las áreas responsables.
Actualizar listas de precios únicamente con autorización; verificar que la codificación, presentación y descripción coincidan con los parámetros aprobados.
Coordinar con comercial y producción la corrección de inconsistencias de pedidos, facturación, datos maestros y documentación, sin modificar formulaciones técnicas por cuenta propia.
Apoyar la parametrización inicial y mantenimiento de maestros de clientes, productos y facturación; generar reportes de ventas, facturación y cartera.
Apoyar controles administrativos, organización documental y otras actividades relacionadas con la etapa inicial de la planta.

4. Formación y experiencia
Técnico, tecnólogo o estudiante de últimos semestres de Contabilidad, Finanzas, Administración o áreas afines.
Mínimo 1 a 2 años de experiencia comprobable como auxiliar contable o auxiliar administrativa-contable, con registro directo de operaciones en software.
Se valorará experiencia en empresas con inventarios, facturación de productos, laboratorios o actividades de fabricación.
5. Conocimientos técnicos indispensables
Manejo práctico de software contable: causaciones, recibos de caja, comprobantes, facturación, cuentas por cobrar y por pagar.
Conciliaciones bancarias, revisión de nómina y preparación de soportes e información para impuestos.
Creación de clientes, codificación de productos, listas de precios, inventarios básicos y manejo documental.
Excel intermedio y conocimientos básicos de obligaciones fiscales y laborales aplicables en Panamá

7. Condiciones laborales
Salario: USD 800 mensuales, más las prestaciones y cargas laborales que correspondan conforme a la legislación vigente en Panamá. Horario inicial: lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., con una hora de almuerzo (40 horas efectivas semanales). Inicialmente no se requiere trabajo los sábados; cualquier cambio posterior de jornada se revisará conforme a las necesidades de la operación y la legislación aplicable. La vinculación contempla vacaciones, décimo tercer mes, seguridad social y demás derechos legales correspondientes.
8. Indicadores de gestión
• Porcentaje de registros contables completos y oportunos; número de correcciones o reprocesos.
• Conciliaciones bancarias, recibos de caja y aplicación de pagos al día.
• Entrega puntual de soportes de nómina, impuestos y cierre al contador.
• Facturación de pedidos sin errores y dentro de los tiempos establecidos.
• Calidad de datos de clientes, precios y codificación de fórmulas magistrales.
• Actualización de cartera, cuentas por pagar y organización documental.
-Requerimientos- Educación mínima: Educación Técnico/Profesional
años de experiencia
Idiomas: Español
Conocimientos: Confiabilidad, Caja, Causaciones, Conciliaciones bancarias, Contabilidad, Elaboración de informes financieros, Facturación, Pago a proveedores, Programas contables, Recibo
Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, contador, pagador, contralor, accountant, facturista, tesorero, contable