Administradora de PH

FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO

Recepción y atención al cliente:
o Contestar las llamadas entrantes.
o Dar respuesta de quejas y sugerencias.
o Dar respuesta de reportes de daños.
o Realizar proceso de las solicitudes de mudanza.
o Revisar remodelación por parte de los copropietarios e inquilinos y comunicar posteriormente su aprobación o las observaciones que realice el administrador.
o Gestionar solicitudes de documentos especiales como Paz y Salvos, y Cartas de recomendación que soliciten los propietarios.
o Entrega y recibo de formularios de actualización de datos para propietarios e inquilinos.
o Activación y desactivación de accesos de residentes y propietarios.
o Activación y desactivación de Panapass (sistema de acceso vehicular).
o Llevar el archivo de documentación por cliente o propietario.

Atención a proveedores:
o Recibo de materiales y servicios.
o Recibo de facturas, notas de crédito y notas de entrega.
o Revisión y aprobación de trabajos realizados.
o Entrega de pagos que no son realizados por ACH.
o Atender y coordinar con la vigilancia, el supervisor y/o el encargado de mantenimiento, el ingreso, desplazamiento y salida de los proveedores de servicios como fumigación, jardinería, cable tv, electricidad, telefonía, Internet, elevadores, bombas, sistemas contra incendios y similares dentro de la plaza comercial.
o Elaborar cheques y coordinar firmas cuando sea requerido.
o Llevar el archivo de documentación por proveedor y/o contratista.

Manejo de Personal:
o Ejecutar la dirección y supervisión del personal de seguridad, aseo y mantenimiento así como el resto de colaboradores asignados.
o Confección de planilla del personal de la plaza comercial.
o Confección de pagos, vacaciones, liquidaciones del personal.
o Llevar el archivo de documentos del personal (contratos, ausencias, permisos, incapacidades, despidos y liquidaciones) de forma ordenada y por colaborador.

Registro contable:
o Emitir estados de cuentas a los propietarios dentro los cinco (5) primeros días del mes.
o Efectuar el recibo de los pagos de las cuotas de mantenimiento y otras facturaciones mensuales a la promotora, propietarios y residentes.
o Aplicar recargos, multas, cuotas extraordinarias y demás obligaciones monetarias
o Efectuar el registro contable de todos de los ingresos y pagos recibidos de los propietarios y residentes.
o Efectuar el registro contable de todas las facturas, gastos y demás obligaciones del P.H. con colaboradores, proveedores, contratistas, el promotor y demás acreedores.
o Coordinar con el contador o la empresa de contabilidad asignada, el cierre contable al final de cada mes con entrega del Estado Financiero los primeros 10 días del mes.
o Llevar el archivo de toda la documentación contable de forma ordenada cronológicamente, por mes y año.
-Requerimientos- Educación mínima: Universidad
2 años de experiencia
Idiomas: Español
Conocimientos: Trabajo bajo presión, Administración, Administración contable, Administración de arrendamiento, Agilidad, Documentación, Gestión de personal, Microsoft office, Reporte, Trabajo por objetivos, Adaptabilidad, Atención al cliente, Supervisión de mantenimiento