Recepcionista

OBJETIVO DEL CARGO: Satisfacer las necesidades de comunicación del personal de la organización, operando una central telefónica, atendiendo al público en sus requerimientos de información y canalización de las reuniones con el personal. Controlar la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades administrativas de la empresa.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES:
Operar la central telefónica, haciendo y recibiendo llamadas, conectando las mismas con las diferentes extensiones.
Atiende al público que solicita información dándole la orientación requerida. Tomar nota de mensajes por las llamadas recibidas y entregarlos al destinatario. d. Recibe la correspondencia y mensajes.
Cuidar y velar por el buen funcionamiento de los bienes entregados para el desempeño de sus labores.
Colaborar y/o asistir a la empresa ante cualquier otra actividad asociada a operaciones corporativas, en las que se requiera su apoyo.
Recepción y distribución de correspondencia, paquetería y documentos.
Atención presencial a visitantes, clientes y proveedores con amabilidad, notificando a las áreas correspondientes y garantizando atención oportuna.
Manejo y archivo de documentos físicos y digitales de manera organizada.
Asistencia en la preparación de informes.
Supervisión del stock y solicitud de suministros de oficina, asegurando la disponibilidad de materiales.
Mantenimiento del orden y la limpieza básica de las áreas de trabajo compartidas.
Soporte general en tareas administrativas según se requiera
Registro ordenado de las cotizaciones obtenidas y seguimiento a las respuestas para asegurar la oportuna toma de decisiones.
Elaboración de informes de gastos y control de presupuesto de suministros de oficina.
Coordinación de pagos a proveedores de servicios de oficina.
Actualización de bases de datos de contactos y documentos relevantes.
Revisión y depuración de archivos y documentos.
Administración de pagos mediante caja chica, llevando el control diario, semanal y mensual.
Registrar facturas, pagos y documentos administrativos en el sistema correspondiente, asegurando exactitud y trazabilidad.
Gestionar reservas de hospedaje, confirmando fechas, tarifas y condiciones del servicio.
Organizar el envío y recepción de documentos vía mensajería, manteniendo registro de entregas y asegurando tiempos de respuesta.
Recibir y orientar a visitantes con amabilidad, notificando a las áreas correspondientes y garantizando atención oportuna.

HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS.
Educación básica secundaria
Apreciado el manejo de Google Workspace, especialmente hojas de cálculo.
EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA:
Deseable manejo de central telefónica.
Valorado: Personal de Grupo Tx con experiencia en el área.

-Requerimientos- Educación mínima: Bachillerato / Educación Media
2 años de experiencia
Palabras clave: recepcion, receptionist, recepcionista